"Temos de fazer alguma coisa com IA." Toda a gente concorda na reunião. Depois alguém pergunta "sim, mas o quê?" e a sala fica calada. Não há uma lista de projetos. Não há ninguém com tempo para a fazer. E a ideia de contratar uma consultora para um diagnóstico de três meses parece exagerada para uma empresa de 25 pessoas.
Se isto te soa familiar, estás acompanhado. O estudo de prontidão para IA da SAS com a IDC, feito a mais de 1.600 líderes em 28 países, coloca cerca de 70% das PME nos estágios "experimental" ou "oportunista". Traduzindo: a maioria está exatamente onde tu estás. Experimentou umas coisas, ouviu falar de outras e não sabe qual escolher primeiro. Estar no início é o normal. Não quer dizer que estejas atrasado.
Este artigo defende uma coisa simples: não precisas de inventar o teu primeiro caso de uso de IA. Ele já existe, escrito, no grupo de WhatsApp da tua equipa. Só tens de o ler com outros olhos.
Porque é que "por onde começar" é a pergunta errada
Quando se fala de IA, a conversa começa quase sempre pela ferramenta: "devíamos usar o ChatGPT", "o ERP novo já traz assistente", "vi uma demo de um agente que faz tudo". A ferramenta vem primeiro e o problema aparece depois, se aparecer.
Bruno Lima, da Dengun, resumiu isto este verão, num programa de apoio à IA para PME: "A IA tem de começar pelo problema certo, não pela ferramenta." Tem razão. O que falta dizer é que, numa PME, o problema certo raramente está num documento de estratégia. Está nas perguntas que as pessoas fazem umas às outras todos os dias para conseguirem trabalhar.
E essas perguntas deixam rasto. Hoje quase nenhuma PME portuguesa as faz por email ou em reuniões. Fá-las no grupo de WhatsApp.
O grupo da equipa é um arquivo de necessidades
Pensa no grupo "Comercial + Armazém" ou "Equipa Norte". O que lá está, além de bons-dias e fotografias de pneus furados?
Está isto:
- "Alguém sabe se o cliente Ferreira já pagou a fatura de agosto?"
- "Temos a referência 4012 em armazém ou tenho de mandar vir?"
- "Quanto é que faturámos este mês até agora?"
- "Qual foi o último preço que fizemos à Metalúrgica Silva no rolamento grande?"
- "Quantas encomendas do Continente estão por expedir?"
Cada uma destas mensagens é alguém parado à espera. O comercial está à porta do cliente e não quer prometer um prazo às cegas. O técnico está na obra e não sabe se a peça existe. O dono está a caminho do banco e quer um número antes de entrar.
E cada uma tem outra coisa em comum: a resposta já existe no ERP. Ninguém tem de a inventar. Alguém tem de a ir buscar: abrir o PHC, o Primavera, o Sage ou o Artsoft, procurar o cliente, filtrar, copiar o número e voltar ao WhatsApp. Às vezes demora dois minutos. Às vezes demora duas horas, porque a pessoa que sabe tirar o número está ao telefone ou de férias.
É isto um caso de uso de IA. Não é um conceito. É uma pergunta que se repete, cuja resposta está nos teus dados e cuja espera custa dinheiro.
O exercício: 30 minutos, um caderno e o teu telemóvel
Não precisas de um consultor para isto. Precisas de meia hora sem interrupções.
1. Volta 30 dias atrás no grupo. Um mês chega para apanhar o ritmo normal, com fecho de mês incluído.
2. Copia para um caderno todas as mensagens que são perguntas sobre números ou factos do negócio. Ignora a logística ("quem leva a carrinha?") e as opiniões ("achas que devíamos baixar o preço?"). Fica só com as perguntas cuja resposta é um facto: um valor, uma quantidade, uma data, um estado.
3. Agrupa as que são iguais. "O Ferreira já pagou?" e "a fatura da Silva está liquidada?" são a mesma pergunta: saldo de um cliente. "Temos a 4012?" e "há stock do filtro pequeno?" são outra: stock de um artigo. Põe um risco ao lado de cada vez que aparece.
4. Para cada grupo, pergunta: a resposta está no ERP? Se está, marca. Se depende de alguém saber de cabeça, ou de uma folha de Excel que só uma pessoa atualiza, deixa de lado por agora.
5. Circula as três com mais riscos que estão no ERP. São essas o teu primeiro projeto de IA.
Um exemplo trabalhado
Vamos pôr números num caso. É ilustrativo, não é um cliente real, mas é o que costuma aparecer numa distribuidora de peças com uns 20 colaboradores.
Num mês de grupo, contam-se umas 90 perguntas de facto. Agrupadas, ficam assim:
- stock de um artigo: 34 vezes
- saldo ou pagamento de um cliente: 21 vezes
- estado de uma encomenda: 17 vezes
- vendas do mês ou de um cliente: 11 vezes
- outras, espalhadas: 7
As três primeiras somam 72 das 90. Quase quatro em cada cinco perguntas cabem em três tipos, e os três vivem no ERP.
Se cada resposta obriga alguém a largar o que está a fazer durante uns quatro minutos, são quase cinco horas por mês só nestas três. E isso sem contar o tempo de quem ficou à espera, que costuma ser maior e é mais difícil de medir: o comercial que não fechou a venda naquela visita, o técnico que voltou à carrinha sem a peça.
Repara no que este exercício te deu, além do caso de uso. Deu-te a medida de partida. Sabes quantas vezes por mês a pergunta aparece e sabes quanto tempo demora a resposta. Daqui a um mês, voltas ao grupo e contas outra vez. Se as perguntas de stock desceram de 34 para 5, sabes que funcionou. Não precisas de um painel de indicadores nem de cinco métricas.
"Mas isso é pequeno demais para ser IA"
É a objeção mais comum. E é precisamente o motivo por que funciona.
Os estudos sobre pilotos de IA em PME apontam na mesma direção: a maioria nunca passa do piloto. E os motivos são sobretudo organizacionais, não técnicos: âmbito grande demais, ninguém na empresa a tomar conta do projeto, resultados que demoram meses a aparecer. Um projeto que começa num documento de estratégia tem todos estes riscos. Um projeto que começa em três perguntas repetidas não tem nenhum:
- o âmbito está fechado (três tipos de pergunta);
- os dados já existem (estão no ERP);
- os utilizadores já estão escolhidos (são as pessoas que faziam as perguntas);
- o retorno vê-se em dias, porque a pergunta deixa de aparecer no grupo.
Há também um dado que ajuda a confirmar que não estás a escolher mal. Num inquérito a 400 PME portuguesas, divulgado em maio pela FEP Junior Consulting, as vendas surgem como a área onde a IA teria mais impacto (22,5%), à frente da parte financeira e de faturação (11,7%). Não é coincidência: as perguntas que dominam os grupos são quase sempre perguntas comerciais — stock para prometer, saldo para cobrar, encomenda para confirmar.
"E o grupo não é uma conversa privada?"
É uma pergunta justa. Não estás a vigiar ninguém. Estás a ler um grupo de trabalho de que já fazes parte, e o que contas são tipos de pergunta, não pessoas. Ninguém precisa de ficar com uma lista de "quem pergunta mais". Aliás, se quiseres envolver a equipa, faz o exercício com ela: "quais são as perguntas que vos fazem perder mais tempo?" A resposta costuma ser a mesma que o caderno te deu.
"E se a IA inventar a resposta?"
Esta preocupação é legítima, e não deves ignorá-la. Uma IA genérica, tipo ChatGPT, não conhece o teu stock. Quando lhe perguntas pela referência 4012, ela gera um texto plausível. Não consulta nada. Às vezes acerta no formato e erra no número. Numa pergunta sobre stock ou dívidas de clientes, isso não serve.
Por isso, o caso de uso que o grupo te revela só funciona se a resposta vier do ERP, e não de um modelo a adivinhar.
Como isto se liga à Nemea
A Nemea foi feita exatamente para estas perguntas. Liga-se à base de dados do teu ERP (PHC à cabeça, e também Sage, Primavera e Artsoft) e responde pelo WhatsApp, o mesmo sítio onde as perguntas já estavam a ser feitas. Não há app nova para aprender nem mudança de hábito: muda só quem responde.
Quando o comercial escreve "temos a 4012?", a Nemea faz uma consulta à base de dados, só de leitura, e devolve o número real. Se não encontra a resposta, diz que não sabe em vez de a inventar. Cada pergunta e cada consulta ficam registadas, e podes ver de onde veio cada número.
Como a camada que traduz as perguntas para as tabelas do PHC já vem construída, o arranque faz-se em horas e não em semanas. Na prática, as três perguntas que circulaste no caderno podem estar a ser respondidas na mesma semana.
O que cada pessoa costuma encontrar no grupo
Se fizeres o exercício, é provável que as tuas três perguntas estejam entre estas:
- Dono ou gestor: "Quanto faturámos este mês comparado com o mesmo mês do ano passado?" "Quem são os cinco clientes com mais dívida vencida?"
- Comercial: "Qual foi o último preço que fizemos a este cliente neste artigo?" "Esta encomenda já saiu?"
- Armazém: "Quantas unidades temos da referência X e onde estão?" "O que é que está reservado para expedir hoje?"
- Técnico de campo: "Quantas horas tenho lançadas este mês?" "Que intervenções tenho marcadas para amanhã?"
Nenhuma destas precisa de uma estratégia de IA. Precisa de uma resposta certa, depressa, no sítio onde a pergunta foi feita.
Começa esta semana, com pouco
Não tens de decidir hoje o que a IA vai fazer na tua empresa daqui a três anos. Tens de fazer uma coisa mais pequena: abrir o grupo da equipa, voltar um mês atrás e contar. Ao fim de meia hora tens um caso de uso concreto e uma forma honesta de medir se resultou.
Se quiseres ver essas três perguntas respondidas com os teus próprios dados, pede uma demonstração em nemea.pt. Traz o caderno.