"Ó Ana, quanto é que o Silva ainda nos deve?"
"Ana, temos a referência 4410 em stock ou mando vir?"
"Ana, consegues ver-me as horas que eu fiz este mês?"
Se tens uma PME, conheces a Ana. Pode chamar-se Paula, Rui ou Sandra. Pode estar na contabilidade, na administração ou ser simplesmente quem melhor conhece o ERP. É a pessoa a quem todos perguntam números. Tem o PHC aberto o dia inteiro e sabe onde está cada coisa. E passa metade do tempo a responder a perguntas que não são o trabalho dela.
Este artigo defende uma ideia simples. Se não sabes por onde começar com inteligência artificial, começa por aqui: tirar à Ana as perguntas repetidas.
Estar no início não é estar atrasado
Primeiro, um pouco de contexto honesto. Um estudo do SAS com a IDC, feito a mais de 1.600 líderes em 28 países, coloca cerca de 70% das PME nos estágios "experimental" ou "oportunista" da IA. Ou seja, experimentam aqui e ali, sem plano. Os travões que apontam repetem-se: dados espalhados por vários sistemas, pilotos isolados que não passam disso, falta de competências internas e nenhuma forma clara de medir o retorno.
Portanto, se na tua empresa a IA ainda é "aquilo de que se fala nas reuniões", estás na maioria. O problema não é estares no início. O problema é que quase todos os conselhos que te dão para sair daí começam pelo lado errado: diagnóstico, roadmap, consultoria, projeto de seis meses. Nas PME, grande parte destes projetos morre antes de chegar ao dia-a-dia. As análises a pilotos falhados apontam quase sempre as mesmas causas: ninguém dentro da empresa é dono do projeto e não há resultados visíveis cedo.
A Ana resolve estes dois problemas de uma vez.
Porque é que a Ana é o melhor ponto de partida
Um bom primeiro passo em IA tem três características. O âmbito é pequeno. Usa dados que já existem. E dá para ver o retorno em dias, não em trimestres. As perguntas que chegam à Ana cumprem as três.
O caso de uso já está definido. Não precisas de um workshop para descobrir que perguntas a equipa quer ver respondidas. Fazem-nas todos os dias, em voz alta, à Ana. Ela sabe de cor quais são as dez mais frequentes.
Os dados já existem. Saldos de clientes, encomendas em aberto, stock, horas: está tudo no ERP. Não há nada para limpar, migrar ou integrar antes de começar. A Ana vai buscar as respostas exatamente aí.
O retorno mede-se em horas da Ana. É raro um projeto de IA ter uma métrica tão concreta. Não é "mais produtividade" nem "transformação digital". É o tempo que uma pessoa específica deixa de gastar a interromper o que está a fazer.
E há mais um ponto: o dono interno já existe. É a própria Ana. Ninguém conhece melhor as perguntas nem sabe tão bem se uma resposta está certa.
Quanto custa, de facto, ser a pessoa a quem todos perguntam
Aqui a maioria dos donos de PME subestima. Cada pergunta parece pequena. "É só um minuto." Mas raramente é.
Faz este exercício durante uma semana. Pede à Ana que faça um risco num caderno sempre que alguém lhe pedir um número. Não é preciso mais nada. No fim da semana, conta os riscos.
Vamos imaginar um cenário, só para ilustrar. Os teus números vão ser outros. Digamos que a Ana recebe 20 pedidos por dia e que cada um lhe leva, em média, quatro minutos: parar, abrir o ecrã certo, filtrar, responder, voltar ao que estava a fazer. São 80 minutos por dia. Mais de seis horas por semana. Quase um dia inteiro de trabalho só a servir de intermediária entre a equipa e o ERP.
E este cálculo nem conta com o custo mais escondido: a interrupção. Quem já teve de fechar um mês com o telefone sempre a tocar sabe que quatro minutos de pergunta custam muito mais do que quatro minutos de concentração. Do outro lado também se perde tempo. O comercial à espera do saldo não pode fechar a proposta. O técnico sem acesso às horas volta a ligar amanhã.
O caderno serve para outra coisa ainda: é a tua medição de partida. Sem ela, daqui a um mês não tens como provar que alguma coisa mudou.
"Mas a Ana faz muito mais do que tirar números"
Faz, e é por isso que vale a pena. A Ana sabe que o Silva paga sempre a 90 dias mas nunca falha. Sabe que aquela referência tem um substituto. Sabe que os números de março estão estranhos por causa de uma nota de crédito. Esse conhecimento não se automatiza, nem deve.
O que se automatiza é a parte mecânica: ir ao ERP buscar um valor que já lá está. A ideia não é substituir a Ana. É ela deixar de ser um balcão de atendimento e ter tempo para o trabalho que só ela sabe fazer.
Convém dizer isto à Ana com todas as letras, logo no primeiro dia. Uma ferramenta que chega com cheiro a substituição é boicotada em silêncio. Uma ferramenta que chega para lhe tirar trabalho chato, e que ela própria ajuda a configurar, é adotada.
"E se a máquina inventa um número?"
É a pergunta certa, e a resposta importa.
Uma IA genérica, como um chatbot aberto, escreve texto a prever a palavra mais provável a seguir. Se lhe perguntares o saldo do Silva, ela não sabe, porque não tem os teus dados. Mesmo assim pode responder com um valor plausível. É isso a que se chama "alucinar".
A Nemea funciona de outra forma. Quando alguém pergunta "quanto é que o Silva nos deve?", ela traduz a pergunta numa consulta à base de dados do teu ERP, só de leitura, e responde com o que lá encontrar. Se não encontrar, diz que não sabe. Cada pergunta e cada consulta ficam registadas e auditadas. Não altera nada no ERP, nem pode.
Na prática, é o que a Ana já faz: ir ao ERP e ler. Com uma diferença: está disponível às sete da manhã, ao sábado e quando a Ana está de férias.
Como fazer isto na prática
- Semana zero: o caderno. A Ana regista os pedidos durante uma semana. No fim, escreve as dez perguntas mais frequentes, com as palavras de quem as faz.
- Ligar o ERP. A Nemea liga-se ao PHC, Sage, Primavera ou Artsoft. Como a camada que "entende" o ERP já vem feita, o arranque demora horas e não semanas.
- A Ana testa primeiro. Durante uns dias, faz ela própria as dez perguntas pelo WhatsApp e compara com o que obteria no ERP. É ela quem dá o selo de confiança.
- Abrir à equipa. Quando a Ana disser que está bem, os colegas passam a perguntar diretamente pelo WhatsApp, a aplicação que já têm no telemóvel. Não há nada para instalar nem para aprender.
- Voltar ao caderno. Um mês depois, repete a semana de riscos e compara.
Quem deixa de ir bater à porta da Ana
- O dono: "Quanto faturámos este mês comparado com o mesmo mês do ano passado?" Deixa de ter de esperar pelo relatório de sexta-feira.
- O comercial: "Que encomendas tem o cliente Ferreira em aberto?" Fica a saber em frente ao cliente, não quando volta ao escritório.
- O armazém: "Stock da referência 4410?" Responde ao balcão sem abrir o ERP.
- O técnico: "Quantas horas tenho registadas este mês?" Vê no telemóvel, na carrinha.
Repara que nenhuma destas perguntas precisa de "estratégia de IA". Já estão todas a ser feitas hoje. A única diferença é quem responde.
Como saber se resultou
Não precisas de cinco indicadores. Precisas de três números simples:
- Riscos no caderno da Ana, antes e depois.
- Relatórios que deixaram de ser pedidos, porque a pergunta passou a ter resposta direta.
- Tempo até à resposta: de "logo à tarde a Ana vê isso" para alguns segundos.
Se os riscos da Ana baixarem para metade no primeiro mês, tens uma coisa que a maioria das PME nunca chega a ter: um projeto de IA com retorno que se vê, que tem dono e que é usado todos os dias.
Começa pela Ana
Não tens de ter uma estratégia de IA para dar o primeiro passo. Tens de saber quem é, na tua empresa, a pessoa a quem todos pedem números. Esta semana, dá-lhe um caderno.
Quando tiveres a lista das dez perguntas, pede uma demonstração em nemea.pt. Mostramos-te essas perguntas a serem respondidas com os dados reais do teu ERP. Sem inventar, só de leitura e pelo WhatsApp.