"Vamos poupar tempo à equipa." É a frase que aparece em quase todas as ideias de projeto de IA que nos chegam. E a pergunta seguinte é sempre a mesma: quanto tempo? A resposta costuma ser um encolher de ombros, ou um número redondo que ninguém mediu.
Esse é o ponto fraco de muitas candidaturas. Não a ideia, mas a falta de um "antes". Sem saber quanto custa hoje, em minutos e em interrupções, obter um número do ERP, qualquer "depois" é uma promessa. E há uma janela curta para resolver isso: outubro, antes da abertura do SICE Qualificação PME, prevista para 30 de outubro.
Porque é que o "antes" só se mede agora
O que está publicado no Plano Anual de Avisos 2026 é pouco e concreto: abertura prevista a 30 de outubro, dotação indicativa de €20 milhões, regiões Norte, Centro, Alentejo e Algarve. Os critérios de mérito de 2026 ainda não são conhecidos. O aviso anterior, de 2024, pedia despesa elegível mínima de €200 mil, pelo menos dois domínios imateriais e 24 meses de execução — mas se isso se repete, ninguém sabe ainda. Confirma sempre no aviso oficial (portugal2030.pt, IAPMEI, Compete 2030) e com o teu contabilista ou consultor de incentivos.
Há, no entanto, três razões para medir já, qualquer que seja o regulamento.
A primeira é lógica. A linha de base é o estado das coisas antes de mudares. Depois de começares a implementar — ou mesmo depois de a equipa começar a falar do projeto e a mudar hábitos — esse estado desaparece. Não se mede o "antes" em retrospetiva sem inventar.
A segunda é de calendário. Nos apoios deste tipo é habitual a regra do efeito de incentivo: o investimento não pode começar antes da candidatura. Confirma-o no aviso, mas se se aplicar, tens um período em que não podes implementar e podes perfeitamente medir. Medir não é investir. É o melhor uso possível de outubro.
A terceira é de credibilidade. Quem lê uma candidatura lê dezenas. "Aumentar a eficiência dos processos" não se distingue de nada. "Reduzir de 96 para menos de 40 os pedidos quinzenais de consulta ao ERP feitos à responsável administrativa, medidos com o mesmo método antes e depois" distingue-se. Não te garante nada — nenhum indicador garante aprovação —, mas é uma frase que se pode verificar, e isso muda a conversa.
O que medir: três números, não trinta
O erro mais comum é querer medir tudo. Para um projeto que liga o ERP ao WhatsApp, chegam três indicadores, e todos se medem com papel e lápis.
1. Pedidos de consulta a quem domina o ERP. Quantas vezes por dia alguém pergunta à pessoa do escritório "quanto temos da peça Y?", "que encomendas do cliente X estão em aberto?", "qual é o saldo deste cliente?". Essa pessoa faz uma marca por cada pedido e anota, por alto, quantos minutos perdeu com ele.
2. Tempo até à resposta. Do lado de quem pergunta — o comercial no cliente, o técnico no terreno, o armazém — quanto tempo passou entre precisar do número e tê-lo. Aqui não interessa só o minuto de pesquisa: interessa a meia hora à espera de que alguém atenda.
3. Relatórios pedidos. Quantos relatórios pontuais são pedidos por semana ("manda-me as vendas deste mês por vendedor") e quanto tempo levam a preparar.
Repara no que fica de fora: satisfação, "qualidade da decisão", "cultura de dados". Podem ser reais, mas não se medem em duas semanas e não resistem a uma pergunta de verificação.
Como medir em duas semanas
Escolhe duas semanas normais. Em outubro, uma boa opção é de 12 a 23: fica fora da semana do feriado de 5 de outubro e termina antes da abertura. Se os relatórios se concentram no fecho do mês, prolonga só esse registo até dia 30.
Uma folha por pessoa, com colunas simples: dia, quem pediu, o que pediu (em três palavras), minutos gastos. Nada de software novo — o objetivo é que ninguém deixe de registar por preguiça. No fim de cada dia, alguém tira uma fotografia às folhas. Essas fotografias são a tua evidência; guarda-as com a candidatura.
Os primeiros dois dias vão ser estranhos: as pessoas esquecem-se de registar, ou exageram. Não faz mal. Por isso são duas semanas e não duas tardes.
Um exemplo trabalhado
Um caso ilustrativo, com números inventados para mostrar o método, não para prometer resultados: uma distribuidora de peças no Centro, 14 pessoas, PHC, três comerciais na estrada e dois técnicos.
Em dez dias úteis, a responsável administrativa registou 96 pedidos de consulta, com uma média de 4 minutos cada: cerca de 6 horas e meia em duas semanas, mais de 3 horas por semana só a responder a perguntas que outros podiam fazer diretamente ao ERP. Do lado dos comerciais, o tempo mediano até à resposta foi de 25 minutos, porque ela estava ao telefone ou a faturar. Houve ainda 7 relatórios pontuais, a 35 minutos cada.
Com isto, o componente de "digitalização e dados" do projeto escreve-se sozinho. Linha de base: 96 pedidos quinzenais, 25 minutos de espera mediana, 7 relatórios. Meta, por exemplo, ao sexto mês de execução: menos de 40 pedidos, espera abaixo de 5 minutos para consultas simples, relatórios pontuais reduzidos para metade. Método de verificação: a mesma folha, nas mesmas duas semanas do calendário, um ano depois.
Onde entra a Nemea — e onde não entra
A Nemea é a peça que ataca exatamente estes três números. Liga-se ao ERP (PHC à cabeça, também Primavera, Moloni, InvoiceXpress, Sage e Artsoft) e deixa o dono, os comerciais, o armazém e os técnicos perguntarem pelo WhatsApp: "stock da peça Y?", "encomendas em aberto do cliente X?". A resposta vem dos dados reais da empresa, só de leitura. Se não sabe, diz que não sabe. O arranque faz-se em horas, não em semanas, o que também conta num calendário de execução.
Há um bónus útil para a medição do "depois": cada pergunta e cada resposta ficam registadas e auditadas. Sabes quantas consultas foram feitas, por quem e quando, sem depender de memória. Mas atenção à honestidade do método: esse registo mostra o uso da ferramenta, não substitui a folha. Os pedidos que continuam a ir parar à responsável administrativa só se contam da mesma forma que no "antes".
E uma nota que convém não esconder: se o mínimo de €200 mil do aviso anterior se mantiver, a Nemea sozinha não é um projeto. É um componente pequeno e mensurável dentro de um projeto de qualificação maior. É precisamente por ser pequeno e mensurável que ajuda a sustentar o resto.
A objeção: "isso é burocracia, o consultor põe uma estimativa"
Pode pôr. E se o aviso não pedir mais do que isso, talvez chegue. Mas pensa no que acontece a seguir. Se o projeto for aprovado, vais ter de reportar resultados durante a execução, e uma meta assente numa estimativa é uma meta que ninguém sabe se cumpriu. Se não for aprovado, as duas semanas de registo continuam a valer: dizem-te, com números teus, se o problema justifica o investimento. Pode até acontecer que a folha mostre dez pedidos por semana e não noventa. Nesse caso, ainda bem que mediste antes de gastar.
Erros a evitar
- Medir numa semana atípica (férias, inventário, feriado) e apresentá-la como normal.
- Medir coisas que o projeto não mexe, só porque são fáceis de contar.
- Arredondar para números bonitos. "96" é mais credível do que "cerca de 100".
- Mudar o método entre o antes e o depois.
- Não guardar as folhas. Sem evidência, a linha de base é outra estimativa.
Para fechar
Não garantimos elegibilidade, aprovação nem taxas. Isso decide-se no aviso oficial e na leitura que o teu contabilista ou consultor fizer dele. O que podes decidir hoje é chegar a 30 de outubro com duas semanas de números reais na mão.
Se quiseres o plano de implementação e o orçamento da Nemea para juntar à candidatura, com os indicadores já desenhados a partir da tua linha de base, pede-os em nemea.pt.