Está em garantia? O técnico sabe antes de faturar a peça

A reparação está feita. O técnico limpa as mãos, tira a folha de obra e o cliente diz aquela frase: «Mas isto ainda deve estar na garantia, pois não?». E aqui começa o problema. O técnico não sabe. O equipamento foi vendido há um ano e tal — ou dois? A peça que trocou está coberta ou não? Cobrar ou não cobrar depende de uma data que está trancada no ERP, no escritório, a quilómetros dali.

Três saídas, todas más

Sem a informação à mão, o técnico tem três hipóteses, e nenhuma é boa.

Liga ao escritório. Se alguém atender, alguém tem de largar o que está a fazer, abrir o ERP, procurar o cliente, encontrar o equipamento pelo número de série, ver a data de venda ou de instalação e somar o prazo de garantia. Cinco minutos, com sorte. O cliente fica ali a olhar. E se for sexta ao fim da tarde, ninguém atende.

Assume que não está e fatura. Rápido, mas arriscado. Se afinal estava coberto, vem a reclamação, a nota de crédito, o retrabalho administrativo e um cliente que passou a desconfiar. O custo real de faturar mal não é a peça — é o tempo de a corrigir e a confiança que se perde.

Assume que está e não fatura. Evita o conflito no momento, mas deixa receita legítima em cima da mesa. Uma peça aqui, outra ali, e ao fim do mês a assistência técnica está a oferecer trabalho pago sem ninguém dar por isso.

O absurdo é que a resposta certa existe. Está lá, nos dados da empresa. Só não está onde e quando é precisa: na mão do técnico, no cliente, no momento da decisão.

A pergunta que resolve isto

A Nemea liga-se à base de dados do negócio — PHC, Sage, Primavera, Artsoft ou outro ERP — e responde a perguntas em linguagem normal pelo WhatsApp. O técnico não abre sistema nenhum. Escreve a pergunta como a diria a um colega:

Técnico: O equipamento com o número de série 4471-A do cliente Serralharia Costa ainda está na garantia?

Nemea: Sim. Vendido a 12/03/2025, garantia de 24 meses. Termina a 12/03/2027 — faltam 6 meses. A peça de substituição desta reparação está coberta.

Sem número de série à mão? Pergunta pelo cliente e pelo equipamento:

Técnico: A caldeira mural instalada no cliente Padaria Alves está em garantia?

Nemea: Não. Foi vendida a 04/06/2023, garantia de 24 meses. Expirou a 04/06/2025 — há 15 meses. A peça e a mão de obra são faturáveis.

A decisão faz-se ali, em segundos, com o número certo. O técnico fatura o que é faturável e não cobra o que está coberto. O cliente vê profissionalismo, não hesitação.

O detalhe que faz a diferença: quando não sabe, diz que não sabe

Numa decisão de faturar, uma resposta inventada é pior do que nenhuma. Se um assistente qualquer "achar" que o equipamento está em garantia e estiver errado, o técnico age em cima de um erro — e paga-o em nota de crédito ou em receita perdida.

A Nemea não adivinha. As respostas são tiradas dos dados reais da empresa, e quando não há registo, ela di-lo. «Não encontro esse número de série na base de dados» é uma resposta honesta e útil: diz ao técnico para confirmar com o escritório em vez de o deixar decidir com uma certeza falsa. É esta a diferença entre uma ferramenta em que se confia no terreno e uma que só cria trabalho a mais.

«Mas o técnico não pode ver isso na folha de obra?»

Às vezes pode. Muitas vezes não. O autocolante desapareceu, a folha ficou no cliente anterior, ou o prazo de garantia varia de artigo para artigo e ainda há extensões que ninguém traz de cabeça. E mesmo com a data à frente, alguém tem de a somar ao prazo e comparar com hoje — precisamente a conta que se faz mal com pressa. A Nemea faz esse cruzamento a partir do dado real e devolve já a conclusão: coberto ou não, e há quanto tempo expirou.

Não é só o técnico que ganha

A mesma pergunta serve várias funções, cada uma com o seu interesse:

• Assistência/faturação: menos notas de crédito e menos discussões, porque o que se fatura já foi confirmado no momento.
• Armazém: se a peça de substituição estiver coberta, quem prepara a saída sabe logo se é garantia ou venda.
• Comercial: com o histórico à mão, uma garantia a expirar é a deixa natural para propor um contrato de manutenção.
• Gestão: deixa de haver receita a fugir em peças oferecidas por engano, e o peso das garantias no negócio passa a ser visível.

Segurança, para quem já está a pensar nisso

Dar ao técnico uma forma de consultar a base de dados pelo telemóvel levanta a pergunta certa: e a segurança? A Nemea é só de leitura — não altera nada no ERP. Cada empresa está isolada ao nível da base de dados, uma não vê os dados da outra, e cada pergunta e resposta fica auditada, com o custo por mensagem registado. Não é uma app nova para instalar e formar a equipa: é o WhatsApp que todos já têm no bolso. E a camada semântica do PHC e dos principais ERP está pré-construída, o que faz o onboarding acontecer em horas, não em semanas.

Confirme antes de faturar

Se a sua equipa de assistência anda a decidir garantias de cabeça — ou a ligar para o escritório a cada obra — a informação certa já existe no seu ERP. Só falta chegar à mão do técnico no momento certo.

Peça uma demonstração em nemea.pt e veja a Nemea responder a esta pergunta com os dados da sua própria empresa.